Alle drie de afkortingen komen uit de formele inkoopwereld en zijn stuk voor stuk manieren om informatie of voorstellen bij leveranciers op te halen, maar met een oplopende mate van diepgang en verplichting. Wie ze door elkaar gebruikt, loopt het risico leveranciers te vroeg om een volledig, prijsvergelijkbaar voorstel te vragen (te veel werk voor een oriënterende fase) of juist te laat een formele uitvraag te doen (te weinig structuur voor een definitieve keuze).
Voor de meeste MKB-softwaretrajecten is het niet nodig om alle drie de documenten los te gebruiken. In de praktijk combineren de meeste organisaties een lichte RFI-achtige oriëntatie met een volledige RFP, en slaan ze de RFQ over omdat prijs meestal al onderdeel is van de RFP-vraag. Hieronder lees je hoe dat werkt.
RFI, RFP en RFQ naast elkaar
| Document | Volledige naam | Doel | Wanneer in het proces | Voorbeeldvraag |
|---|---|---|---|---|
| RFI | Request for Information | Oriënterend: welke leveranciers bestaan er en passen ze globaal? | Vroeg, bij het maken van de longlist | "Welke van onze tien kernfunctionaliteiten ondersteunt uw systeem, op hoofdlijnen?" |
| RFP | Request for Proposal | Formeel: vraag om een concreet, vergelijkbaar voorstel inclusief aanpak en indicatieve prijs | Bij de shortlist van drie tot vijf leveranciers | "Beschrijf hoe uw systeem elke must-have eis invult en wat de implementatie kost en duurt." |
| RFQ | Request for Quotation | Puur prijs: vraag om een offerte op basis van een al vaststaande, gedetailleerde specificatie | Laat, als de functionele keuze al vaststaat | "Wat is de prijs voor licentie, implementatie en support bij 40 gebruikers, conform bijgevoegde specificatie?" |
Wanneer gebruik je welk document
RFI: gebruik dit als je longlist te lang is. Heb je bijvoorbeeld tien tot vijftien mogelijke ERP-leveranciers gevonden en wil je die terugbrengen naar een shortlist van drie tot vijf? Stuur dan een korte RFI met tien tot vijftien hoofdvragen. Dit kost leveranciers weinig tijd om te beantwoorden, waardoor de respons snel binnenkomt (meestal binnen een week).
RFP: gebruik dit voor je definitieve shortlist. Zodra je drie tot vijf serieuze kandidaten hebt, stuur je een volledige RFP met je complete programma van eisen, vragen over implementatie en support, en de beoordelingscriteria. Dit is het document dat de daadwerkelijke keuze onderbouwt. Zie onze RFP-template voor de volledige structuur.
RFQ: alleen nodig bij een al vaststaande specificatie. Heb je de functionele keuze al gemaakt (bijvoorbeeld: "we willen zeker Exact Online, alleen nog weten welke implementatiepartner het goedkoopst is") dan volstaat een RFQ: een prijsvraag op basis van een vaste specificatie, zonder brede functionele vergelijking.
Hoe RFI, RFP en RFQ passen in het volledige selectieproces
In de praktijk van een MKB-softwaretraject zie je vaak deze volgorde: longlist maken (tien tot vijftien namen) → RFI versturen om terug te brengen naar een shortlist van drie tot vijf → RFP versturen naar de shortlist voor een volledig vergelijkbaar voorstel → demo's en referentiechecks → contractonderhandeling. Een aparte RFQ is voor de meeste trajecten overbodig, omdat de prijsvraag al onderdeel is van de RFP.
Bekijk het volledige stappenplan op onze pagina softwareselectie in 6 stappen voor hoe deze documenten samenkomen met demo-beoordeling, referentiechecks en contractonderhandeling.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd eerst een RFI en dan pas een RFP versturen?+
Nee. Als je longlist al kort is (drie tot vijf leveranciers, bijvoorbeeld omdat de markt in jouw categorie klein is, zoals bij NL-specifieke loonsoftware) kun je de RFI overslaan en direct een RFP sturen.
Is een RFQ hetzelfde als een offerte opvragen?+
Vrijwel wel. Het verschil is dat een RFQ formeler en specificatie-gedreven is: je stuurt een vaste, gedetailleerde specificatie mee zodat de offertes van verschillende leveranciers exact vergelijkbaar zijn, in plaats van losse offertes met eigen aannames.
Kan één leverancier op basis van dezelfde RFI ook meteen een RFP-achtig voorstel sturen?+
Dat gebeurt vaak, vooral bij commercieel gedreven leveranciers die direct willen scoren. Beoordeel zo'n vroegtijdig voorstel niet mee in je formele RFP-ronde: het mist de diepgang en structuur die de rest van de shortlist wel levert, wat oneerlijk vergelijken in de hand werkt.
Is deze RFI/RFP/RFQ-structuur ook verplicht bij een kleine aanschaf?+
Nee, dit is een raamwerk uit de formele inkoopwereld dat je naar behoefte licht of zwaar kunt toepassen. Bij een kleine, low-risk aanschaf volstaat vaak alleen een verkort programma van eisen en een paar offertes.
Vraag een gratis, onafhankelijke selectiescan aan
In drie korte stappen naar een eerste advies. Betaald door jou als afnemer, nooit door een leverancier.
Start je selectiescan